Déposer des actes

Qu’est-ce qu’un dépôt d’acte ?

Une entreprise est soumise à des dépôts d'actes pendant toute la durée de son existence.

Les actes sont des documents qui servent à justifier de la création ou des changements survenus dans la vie d'une entreprise. Déposés sur le Guichet unique de façon dématérialisée, ils concernent tous types d'entreprise.

Le dépôt est obligatoire dans de nombreux cas, quel que soit le statut de l’entreprise (personne physique ou morale), et doit être effectué en ligne sur le Guichet unique.

Exemples de dépôts d’actes :

• Les statuts de la société : acte qui définit juridiquement les règles qui régissent les rapports entre les associés et également à l’égard des tiers ;
• Les procès-verbaux : documents rédigés lors de chaque Assemblée générale qui ont pour but de résumer l’ensemble des sujets abordés et d’établir le résultat d’une délibération ou d’un vote qui s’y serait déroulé ;
• Les actes d’achat et de vente.

Qui peut déposer des actes ?

Les personnes morales et les personnes physiques ont la possibilité de réaliser différents types de dépôts d’actes sur le Guichet unique.

Dépôt d’actes ouverts aux personnes morales

Les opérations de :

• Modification des apports ;
• Transformation ;
• Fusion ;
• Fusion transfontalière ;
• Scission ;
• Réduction de capital non motivée par des pertes.

Décisions d’assemblée générale ou statuts mis à jour :

• La cession de parts sociales ;
• La donation de parts sociales ;
• La prolongation ou le renouvellement de mandats ;
• Un refus d’approbation des comptes annuels ;
• Diverses modifications statutaires (cas général) ;
• Un rapport du liquidateur ;
• Délégation de pouvoir.

Dépôt d’actes ouverts aux personnes physiques

Dépôt de leur déclaration d’information donnée au conjoint.

Coût de la formalité

L’utilisation du Guichet unique pour effectuer votre dépôt d’actes est gratuit. Si des frais sont demandés, ils sont liés aux frais de greffe et de publication au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Son montant sera précisé au moment du paiement.

Paiement de la formalité

Pour effectuer le paiement, le Guichet unique propose, au choix, le règlement :

• Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ;
• Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI. Cette modalité est particulièrement adaptée aux déclarants et aux mandataires qui réalisent un nombre important de formalités.

Signature du dépôt d’actes

Pour signer le dépôt d’actes sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur.

Pour vous aider dans votre choix d’un organisme fournisseur, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à votre disposition une liste des organismes de confiance. Les certificats reconnus dans d'autres pays de l'Union européenne sont également acceptés. La liste est disponible ici.

Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif, entièrement gratuit, permet de vous authentifier de manière renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée.

Suivi de la formalité

Pour connaître l’avancée de traitement de votre dépôt d'actes effectué sur le Guichet unique, connectez-vous au portail e-procédures et dans la rubrique « Entreprises », cliquez sur « Suivre l'avancement du dépôt d'actes ». Celui-ci vous permet d’obtenir une vue d'ensemble sur les dépôts que vous avez effectués.

En fonction de l’avancée de traitement de votre dépôt, celui-ci se situera dans l’un des six blocs ci-dessous :

• « Dépôt d'actes en attente de signature » : actes déposés sur le Guichet unique mais non encore signés ;
• « Dépôt d'actes en attente de paiement » : actes déposés et signés sur le Guichet unique mais non encore acquittés ;
• « Dépôt d'actes en attente de régularisation » : actes déposés, signés et payés sur le Guichet unique pour lesquels l’autorité compétente vous a notifié une irrégularité (exemple : pièces jointes manquantes, etc.). Le délai pour répondre à une notification d’irrégularité est signalé par l'autorité compétente. Au-delà de ce délai, cette dernière peut rejeter la formalité ;
• « Dépôt d'actes en attente de validation » : actes déposés sur le Guichet unique et en cours d’examen par l’autorité compétente ;
• « Dépôt d'actes validés » : actes déposés sur le Guichet unique et validés par l'autorité compétente ;
• « Dépôt d'actes rejetés » : actes déposés sur le Guichet unique et rejetés par l’autorité compétente. Si vous souhaitez poursuivre votre dépôt, il convient de déposer un nouvel acte.

Préparer et suivre sa formalité sur le Guichet unique

Afin de faciliter la démarche en ligne, préparez votre dépôt en amont en vérifiant précisément dans quelle situation réglementaire vous vous trouvez au vu de la forme juridique de votre entreprise.

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